Geminiで業務効率化！すぐ使える実践活用法と事例
概要
「業務の中でAIをもっと活用したいけれど、何から手をつければいいか分からない」
「担当業務が忙しく、AIの調査に十分な時間を割けない」
「Geminiを個人で使ってはいるが、具体的な業務への適用イメージがまだ湧かない」
日々の業務に加え、社内のDX推進やAI活用の検討を任されている方の中には、こうした悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、現場ですぐに役立つ「実践性」と「具体性」を重視し、営業・マーケ・人事といった「職種別の実践ノウハウ」、さらにはAI導入検討のための「情報収集・資料作成術」まで、Google の AI「Gemini（ジェミニ）」の幅広い活用法を解説します。
1.Geminiとは？ ChatGPTとの違いとビジネスでの強み
Gemini（ジェミニ）は、Googleによって開発された最新の高性能な生成AIモデルです。
ビジネスシーンでのAI活用が急速に進む中、先行するChatGPTと共に注目を集めていますが、両者には得意分野とビジネス上の強みに明確な違いがあります。
ChatGPTが、創造的なアイデア出しや自然な対話、ゼロから企画書を構成するといった「創造性」や「構成力」に強みを持つ のに対し、Geminiの最大の強みは「業務への統合力」にあります。
特にビジネスにおいて大きな利点となるのが、多くの企業が日常的に利用しているGoogle Workspace（Gmail、Googleドキュメント、スプレッドシートなど）とシームレスに連携できる点です。
AI活用を検討する上で「何から手をつければよいか分からない」「リサーチ業務に時間を割けない」といった課題を抱える担当者にとって、使い慣れたツールの画面内でAIのサポートを受けられるのは大きなメリットです。
具体的な活用例として、Gmailで受信した長いメールの要点を瞬時にまとめたり、返信メールの文案をワンクリックで作成したりすることが可能です。
また、Googleドキュメント上で会議の議事録を自動で要約させたり、スプレッドシートで複雑なデータ分析やグラフ作成をAIに指示したりと、日々のタスクに直結した「すぐ使える具体性」を備えています。
さらに、GeminiはGoogle検索の膨大なデータを活用できるため、最新の市場トレンドや情報を反映させたリアルタイムな回答や分析に優れています。加えて、企業が組織的に導入する際に不可欠なセキュリティ面においても、強固なセキュリティと管理機能が提供されている点も、ビジネス利用における信頼性の高い強みと言えるでしょう。
2.【職種別】Geminiですぐ使える業務効率化の実践例
Geminiを実際に使ってはいるものの、「自分の業務で具体的にどう使えばいいのか分からない」と感じている方も多いのではないでしょうか 。日々のタスクが忙しく、AIの活用法をじっくり調査する時間を確保しにくいという実情もあるかもしれません 。
ここでは、多くの企業における主要な職種である「営業」「マーケティング」「人事・総務」の3つに焦点を当てて、それぞれの現場で明日からすぐに試せる、実践的なGeminiの活用例を具体的なシーンとあわせてご紹介します 。
2.1.営業担当者
実践例①：商談後のお礼メールを1分で作成
商談後のお礼メールは、迅速さが重要です。しかし、移動中や次のアポイントが迫る中で、適切な文面を考えるのは手間がかかります。
GeminiをGmailと連携させる（Gemini in Google Workspace）ことで、この作業を劇的に効率化できます。
活用シーン： 商談で話した内容の要点（例：「A課題についてBソリューションを提案」「C機能に興味あり」「来週までに見積書送付」）をGeminiに伝えるだけで、即座に丁寧なビジネスメールの文案が完成します。
「送信」ボタン・書式設定の横にあるペンマークをクリックすることで利用可能です。
欄に画像のようなテキスト(プロンプト)を入力し、作成をクリックするだけで瞬時にメールが完成します。
これにより、メール作成にかかっていた時間を大幅に短縮し、抜け漏れのない正確なフォローアップが可能になります。
実践例②：訪問前の「業界・競合リサーチ」を瞬時に要約
成果の出る商談には、顧客理解が欠かせません。訪問前にクライアント企業の最新ニュースや業界動向をリサーチする営業担当者は多いはずです。
GeminiのDeep Reserch機能を使えば、完全自動で徹底的なリサーチが可能です。
活用シーン： 「〇〇株式会社（訪問先企業）についてリサーチしてください」と指示するだけです。Geminiがインターネット上の信頼できる情報源から最新情報を収集・分析し、レポートを作成してくれます。
Geminiのチャット欄にある「ツール」→「Deep Reserch」をクリックすることですぐに利用可能です。
リサーチ開始ボタンより、Geminiがあらゆる情報を収集しリサーチを実行してくれます。
※30～100以上のWebサイト等の情報を調査するためリサーチ完了までに5分～10分ほど要します。
リサーチ中はこのように思考プロセスも確認できます。
リサーチ結果はレポートにまとまってあり、ワンクリックでGoogleドキュメントにエクスポートが可能です
2.2.マーケティング担当者
マーケティング担当者の業務は、市場調査、戦略立案、コンテンツ制作、効果測定と非常に広範囲に及びます。常に新しいアイデアを求められるプレッシャーの中で、「もっとクリエイティブな時間にリソースを割きたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
Geminiは、そんな多忙なマーケターにとって、24時間365日稼働してくれる優秀な「壁打ち相手」となります。
実践例①：コンテンツのアイデア出しとラフ案作成
オウンドメディアの記事作成やSNS投稿、広告のキャッチコピーなど、コンテンツ制作において「最初のアイデア出し」は最もエネルギーを使う工程の一つです。
Geminiを活用すれば、ターゲットやテーマを伝えるだけで、多様な切り口のアイデアを瞬時に大量生成できます。
活用シーン： 「30代のビジネスパーソン向けの業務効率化ツールの記事タイトルを10案考えて。ターゲットは『時間がなくて困っている中間管理職』で、共感を呼ぶようなトーンで」と指示します。
Geminiが提案した10案の中から良さそうなものを選び、さらに「この案の構成案を作成して」と深掘りすることで、記事の骨子がわずか数分で完成します。
ゼロから考える負担が激減し、編集やブラッシュアップといった人間ならではの付加価値業務に集中できます。
追加でプロンプトを入力することで、さらにアイデアをブラッシュアップすることが可能です。
実践例②：最新トレンドの市場調査を効率化
移り変わりの激しいマーケティングトレンドを追うには、常に最新の情報にアクセスする必要があります。GeminiはGoogle検索と連動しているため、リアルタイムな情報に基づいた調査が可能です。
前述のDeep Reserchを活用することで、より徹底的なリサーチも可能です。
活用シーン： 「現在、BtoBマーケティングで注目されている新たな手法を、具体的な国内事例とともに3つ挙げて」と質問します。
Geminiはウェブ上の最新記事やニュースから情報を抽出し、要約して回答します。単なる検索結果の羅列ではなく、「知りたいこと」に対する答えとして情報が整理されるため、調査時間を大幅に短縮できます。
2.3.人事・総務担当者
人事・総務担当者の皆様は、採用、労務管理、ファシリティマネジメントなど、企業の根幹を支える多岐にわたる業務を担っています。それに加え、日々寄せられる従業員からの様々な問い合わせ対応に時間を取られ、「本来集中すべき制度設計や組織作りの時間が足りない」という課題を抱えている方も少なくありません。
Geminiは、こうした定型的なコミュニケーションや文書作成業務を効率化し、人事・総務担当者が「人」に向き合うための時間を創出します。
実践例①：社内規定に基づいた問い合わせ回答案の作成
従業員からの「年末調整の書き方が分からない」「育休の申請期限はいつまで？」といった質問への対応は、毎回規定を確認してメールを作成する必要があり、積み重なると大きな負担になります。
Geminiを活用すれば、社内規定を参照した正確な回答案を瞬時に作成できます。
活用シーン： Geminiに「以下の就業規則に基づいて、育児休業の申請期限に関する問い合わせへの回答メールを作成して」と指示し、就業規則の該当箇所を貼り付けます。
Geminiは規定の内容を正確に読み取り、従業員向けの分かりやすい回答文案を生成します。担当者は内容を最終確認するだけで返信が完了するため、対応工数を大幅に削減できます。
実践例②：社内向け案内文・通知メールの自動生成
健康診断の案内、社内イベントの告知、提出物の督促など、全社向けの案内文作成も頻繁に発生する業務です。失礼がなく、かつ分かりやすく伝えるための文面作成には意外と気を使うもの。
前述のGmail内のGeminiを活用することで適切な文章を自動生成することが可能です。
活用シーン： 「来月の健康診断の案内メールを作成して。日時は〇月〇日～〇日、場所は大会議室、注意事項としてXXを記載し、受診を促す丁寧なトーンで」とGeminiに依頼します。
必要な情報を箇条書きで伝えるだけで、ビジネスメールとして適切な形式の案内文がすぐに完成します。
これらの活用は、特別なツールを導入せずともブラウザ上ですぐに試せるため、失敗リスクを恐れず、確実な業務効率化の第一歩として最適です
3.すぐに試せる！具体的な活用プロンプトテクニック
「Geminiが便利なのは分かったけれど、実際にどんな指示（プロンプト）を出せばいいの？」 そんな疑問をお持ちの方のために、明日からすぐに現場で使える具体的なプロンプトテクニックを本章ではご紹介します。
前述の実践例でしているように、ポイントは、Geminiへの指示を「#依頼」「#指示」などのように構造化して明確に伝えることです。精度の高い回答が得られます。
例えば、
株式会社USEN WORK WELLについてリサーチしてください。
というプロンプトより、
#背景
来週、株式会社USEN WORK WELLの担当者と商談をすることになりました。
オフィス用の○○機材を提案します。
#依頼
商談に向けて、株式会社USEN WORK WELLについてリサーチしてください。
#ポイント
-競合リサーチを行ってください。
-最新情報をキャッチアップしてください。
-既存導入商材についてリサーチしてください。
-健康経営への関心度について特にリサーチしてください。
といったように構成立てて具体的なプロンプトのほうが、精度の高い回答が生成されます。
ぜひAI活用の際に参考にしてみてください！
4.まとめ
本記事では、Googleの生成AI「Gemini」を活用した、すぐに実践できる業務効率化の手法と具体的な事例をご紹介しました。
日々の業務に追われ、新しい技術の習得に時間を割くことが難しいと感じている方こそ 、まずは使い慣れたGoogle Workspaceと連携した「小さな業務効率化」から始めてみることをお勧めします。
今回ご紹介したメール作成やリサーチ業務など、すぐに試せるものから取り入れることで 、確実な時間短縮効果を実感いただけるはずです 。
AI活用は、最初から完璧を目指す必要はありません。まずは個人レベルで「触ってみる」ことからスタートし、徐々に適用範囲を広げていくことが、組織全体の生産性向上への近道となります。
「自社における具体的な活用イメージをもっと詳しく知りたい」「組織としてAI導入を進めるためのサポートが欲しい」といったご相談がございましたら、ぜひお気軽にUSEN WORK WELLまでお問い合わせください。
AIの専門家が貴社の課題に合わせた最適な活用方法をご提案いたします 。
